En el marco de la Gerencia de Proyectos, un Plan de Gestión de Riesgos describe como se estructurarán y llevaran a cabo las actividades de Gestión de Riesgos en el Proyecto y es uno de los componentes que integra el Plan de Dirección del Proyecto. (Fuente: La guía del PMBOK).
En el se describen la Metodología de Gestión de Riesgos, Roles y Responsabilidades, Presupuesto asignado, calendario para estas actividades, formatos de los informes y describe como se realizará el seguimiento. Asimismo, contiene las categorías en las que la organización clasifica los riesgos, las definiciones de probabilidad e impacto, los criterios para jerarquizar los riesgos según la matriz de probabilidad e impacto y el resultado de la revisión de la tolerancia al riesgo de los interesados (Stakeholders).
Descripción de la plantilla
Es importante mencionar que los estándares del PMI definen el Plan de gestión de riesgos como un documento que puede integrarse como plan subsidiario del Plan de Dirección del proyecto (Project Management Plan).
A continuación se describe el contenido de la plantilla, la cual está basada en el la guía del PMBOK.
- Metodología: Define los enfoques, herramientas y fuentes de información que serán usados para ejecutar la Gestión de Riesgos en el proyecto.
- Roles y Responsabilidades: Para cada actividad del plan de gestión de riesgos, se definen los integrantes del equipo encargados de Liderar, Ejecutar o Apoyar (dar soporte) a la Gestión de Riesgos. Asimismo, define las responsabilidades de cada uno.
- Presupuesto:
- Estimado de los fondos (dinero) necesario, basado en la asignación de recursos, para su inclusión en el presupuesto.
- Aquí también se establecen los protocolos para la aplicación de las reservas de contingencia y reserva de gestión.
- Calendario:
- Define cuando y con que frecuencia se hará la gestión de riesgos a lo largo del proyecto.
- Establece los protocolos para la aplicación de las reservas de cronograma (holguras de tiempo).
- Establece las actividades de gestión de riesgo a incluir en el cronograma.
- Categorías de riesgo: Su función es agrupar las causas potenciales de riesgo para la organización. Se pueden utilizar diversos enfoques, por ejemplo una estructura categorízada en función de los objetivos de proyecto de alcance, cronograma, costo, calidad, etc.
- Estructura de desglose de riesgos (RBS): Es la forma de jerarquizar las categorías de riesgo y las relaciones entre sí. Es bastante similar a un organigrama, en la cual, en el tope se representan las categorías más generales (por ejemplo Alcance, Cronograma, Costo y Calidad) y en los siguientes niveles las categorías en las que se dividen.
- Definiciones de probabilidad e impacto de los riesgos: Aquí se definen los criterios e indicadores para asignar distintos niveles de probabilidad e impacto a los riesgos identificados. Si son cualitativos, los niveles de probabilidad son: Muy Alta, Alta, Media, Baja y Muy Baja, y los niveles de impacto son Muy Alto, Alto, Medio, Bajo y Muy Bajo. Si son cuantitativos, se pueden utilizar formulas matemáticas para estimarlos. Al definir los criterios se establecen los umbrales, indicadores y señales que servirán al evaluador para clasificar los riesgos.
- Matríz de probabilidad e impacto: Es una cuadrícula que vincula la probabilidad y el impacto de los riesgos para establecer un puntaje global de Probabilidad por Impacto. Dicho puntaje será utilizado para priorizar los riesgos, a mayor puntaje, mayor combinación de probabilidad e impacto tendrá en riesgo y por ende deberá atenderse con mayor prioridad. La organización puede establecer reglas como por ejemplo obligatoriamente mitigar todos los riesgos por encima de cierto puntaje y colocar en la lista de observación los que estén por debajo de cierto puntaje.
- Revisión de la tolerancia de los interesados (Stakeholders): Según la cultura de la organización y distintos departamentos, se puede tener mayor o menor tolerancia al riesgo. Si se tiene mayor tolerancia, podrían aceptarse riesgos de mayor probabilidad e impacto, mientras que si se tiene menor tolerancia estos tendrían que mitigarse. Aquí se documentan los niveles de tolerancia de los interesados clave.
- Formatos de informes: Aquí se define como y bajo que formato se documentaran, comunicarán y quienes conocerán los resultados de la Gestión de Riesgos. Describe el formato de identificación de riesgos (Registro o Matriz de Riesgos)
- Seguimiento: Documenta como se registraran las actividades de Gestión de Riesgos para poder rastrearlos (hacerle seguimiento) y auditoría.
>> Descargar la plantilla del Plan de Gestión de Riesgos
