El Plan de gestión de comunicaciones del proyecto, es un componente del plan de dirección del proyecto (Project Management Plan) y describe la forma en que se planificarán, estructurarán, monitorearán y controlarán las comunicaciones del proyecto. Así lo establece la Guía de fundamentos para la dirección de proyectos (PMBOK), estándar de Gerencia de proyectos establecido por el Project Management Institute (PMI).
Aquí les dejamos una plantilla de Plan de gestión de comunicaciones del proyecto, que permite registrar: Las restricciones y premisas de comunicación, los requisitos de comunicación de los interesados (stakeholders), Las comunicaciones a emitir en el proyecto, su objetivo, frecuencia, forma de distribución, audiencia, contenido y responsables de su emisión, los recursos asignados a las comunicaciones, proceso de escalamiento, glosario de términos, entre otros.
A continuación la información a registrar en la plantilla y su descripción:
- Información del proyecto: Especifica la organización o empresa que ejecuta el proyecto, el título del proyecto, el Gerente de Proyecto asignado, el patrocinador (Sponsor) principal, el cliente del proyecto y la fecha en que se preparó el documento.
- Restricciones y Premisas: Restricciones que apliquen para las comunicaciones en los proyectos de la organización, generalmente derivadas de alguna legislación o normativa, tecnología, políticas de la organización, por ejemplo en cuanto a niveles de autorización y manejo de información confidencial, entre otros.
- Requisitos de comunicación de los interesados: La mayoría de los proyectos tienen involucrados muchos interesados (stakeholders), cada uno con sus propios intereses y grado de influencia sobre el éxito del proyecto. El equipo de proyecto debe identificar y documentar cuales son los requisitos de comunicaciones de estos interesados, tomando en cuenta que a mayor grado de intereses e influencia en el proyecto, las comunicaciones deberán ser más frecuentes y cercanas.
- Tabla de requerimientos de comunicaciones: Se utiliza para dejar registrado las comunicaciones periódicas a emitir, el objetivo, contenido, formato, medio de distribución, Frecuencia, Responsables, Audiencia, entre otros aspectos. Aquí te dejamos una Plantilla de Tabla de Requerimientos de Comunicaciones del Proyecto.
- Un ejemplo de las comunicaciones que se envían periódicamente en los proyectos son los reportes de avance, en los cuales se incluyen mediciones de indicadores de gestión de valor ganado, que reportan el desempeño del proyecto en relación con la línea base de cronograma y presupuesto.
- Recursos asignados a actividades de comunicación: Aquí se especifica el personal, tiempos en el cronograma y presupuesto asignado a comunicaciones del proyecto.
- Proceso de escalamiento: En todo proyecto surgen problemas y complicaciones que no pueden ser solventadas por el equipo de proyecto sin la intervención de la Gerencia. El proceso de escalamiento define los tipos de problemas que deban escalarse y los niveles que intervienen en la cadena de mando, quien tiene autoridad de decisión y el tiempo que puede transcurrir antes de escalar al siguiente nivel.
- Diagrama de flujo de información: Representación gráfica del flujo de distribución de la información en el proyecto, incluyendo la secuencia de autorizaciones, lista de informes, reuniones, entre otros.
- Actualización y Refinación del plan: En la medida en que el proyecto se desarrolla, se pueden identificar oportunidades de mejora en el Plan de Gestión de Comunicaciones. En esta sección se especifican los procedimientos para identificar, evaluar y aprobar dichos cambios. Los cambios en cualquier documento de proyecto se procesan por medio de una Solicitud de cambio.
- Glosario: Glosario de terminología común a utilizar en el proyecto, en el cual se pueden especificar términos del área técnica y términos de la gerencia de proyectos en la organización.
- Anexos: El Plan de Gestión de Comunicaciones también puede incluir guías y plantillas para las reuniones de seguimiento del proyecto, reuniones del equipo, reuniones electrónicas, formatos para comunicaciones vía correo electrónico, entre otros. Estos se incluyen en la sección de Anexos.
>> Descargar la plantilla de plan de comunicaciones del proyecto
