Durante la etapa de iniciación de un proyecto en una organización o institución gubernamental, el plan de trabajo te permite organizar de forma estructurada la información, para presentar los objetivos, actividades, responsables, fechas e indicadores de éxito.
Elaborar un plan de trabajo es sumamente práctico para la Gerencia de proyectos, pues te permite mostrarle a la organización como realizar un proyecto de forma lógica y secuencial, facilitando el proceso de evaluación y el seguimiento una vez aprobado.
Aquí te compartimos un Modelo de plan de trabajo, que puede mostrarte como presentar un proyecto, incluyendo sus datos, justificación o razón de ser, objetivos, actividades, responsables, recursos, entre otros aspectos.
Descargar el modelo de cómo hacer un plan de trabajo
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Más adelante en este artículo se describen las secciones de la plantilla e información sobre el contenido que puede incluirse en cada una.
Acerca de la plantilla de plan de trabajo para una organización o institucional
La plantilla de plan de trabajo está diseñada para el contexto de una empresa privada o institución gubernamental, donde sirve para presentar a un gerente o comité evaluador un proyecto para su consideración y aprobación.
En un contexto estudiantil universitario, un plan de trabajo sirve para mostrar por ejemplo a un profesor o comité el plan para una pasantía, trabajo de grado u otro trabajo especial.
Esquema de la plantilla de plan de trabajo
Esta propuesta de modelo de plan de trabajo está estructurado en las siguientes secciones:
Información del proyecto: Aquí se indican los principales datos del proyecto, tales como la empresa u organización, responsable de la organización (patrocinador), nombre del proyecto, fecha en que se preparó el plan de trabajo y el período que abarca.
Propósito y justificación del proyecto: Describe la necesidad o justificación que da origen al proyecto. Responde preguntas como ¿Cuál es la causa que da inicio al proyecto? ¿Qué necesidad busca cubrir?, entre otros.
Resumen del proyecto:
Es un cuadro que presenta la perspectiva de:
Objetivos: La solución propuesta a un problema y los medios para implementarla. Lo que se desea lograr y los medios para hacerlo. Los objetivos deben ser SMART, es decir específicos, medibles, realizables, realistas y definidos en el tiempo.
Actividades: Lista el conjunto de acciones programadas para lograr el objetivo específico, que pueden agruparse y dividirse en subactividades.
Fechas de inicio y fin: Fechas de inicio y fin definidas para el objetivo y sus actividades. Puede definirse por objetivo o actividad específica usando el cuadro del modelo de plan de trabajo.
Responsable: Nombre y apellido del responsable de garantizar que la actividad se realice en el tiempo especificado y logre los objetivos.
Indicadores de éxito: Forma en que se determinará si se ha logrado el objetivo. Debe ser una métrica específica. Es la cuantificación de los objetivos.
Recursos: Se especifican a grandes rasgos los recursos de diversa índole requeridos para lograr ejecutar el proyecto. Pueden ser:
Humanos: Personas, o grupos de personas, cuantas se necesitan, cuales equipos de trabajo, especialidades técnicas, como se organizaran, entre otros aspectos.
Infraestructura: Que instalaciones necesito para ejecutar el proyecto, oficinas, comunicaciones internas, enlaces de comunicación, construcciones, entre otros.
Materiales y equipos: Que mercancía y equipos se necesita procurar para hacer realidad el proyecto. Los materiales suelen consumirse (por ejemplo en un proyecto de construcción), mientras que los equipos se utilizan en un período específico.
Otros: Cualquier otro tipo de recurso no especificado por los anteriores, por ejemplo aportes recibidos de grupos industriales y otras organizaciones.
Presupuesto y financiamiento: Aquí se presenta a grandes rasgos cuánto dinero se espera invertir en el proyecto. Se puede incluir un solo monto global o puede desglosarse por áreas como lo muestra nuestra Plantilla de presupuesto de un proyecto.
Evaluación: Luego de presentado el plan de trabajo, el comité evaluador que puede estar integrado por distintas personas de la organización o institución toman su decisión, por ejemplo aprobar, rechazar, pedir más información, entre otros. Los resultados pueden registrarse en esta sección.
Firmas: Las personas designadas en la organización firman en señal que han revisado o aprobado el plan de trabajo. La firma debe ir acompañada del registro de los resultados de la evaluación en la sección anterior.
