El Project Management Institute (PMI) define el proceso de “Cerrar Proyecto o Fase”, como el finalizar todas las actividades a través de todos los grupos de procesos para completar el proyecto o una fase del mismo, teniendo como resultado la finalización formal del trabajo del proyecto, autorizando la documentación de lecciones aprendidas y liberación de los recursos.
Para dar forma a este proceso, podemos apoyarnos en un “Acta de Cierre de Proyecto», que será revisada y firmada por los patrocinadores, dejando evidencia que se ha completado y aceptado por los interesados el producto del proyecto o fase.
En caso que el proyecto o alguno de sus entregables sea cancelado antes de su culminación, el Acta de cierre de proyecto deberá hacer referencia a esta situación, describiendo las razones, y de esta forma también servirá para documentar y autorizar la cancelación.
Descripción de la plantilla
La plantilla de Acta de cierre de proyecto comprende las siguientes secciones:
- Información del Proyecto: Especifica la organización o empresa que ejecuta el proyecto, el título del proyecto, el Gerente de Proyecto asignado, los patrocinadores (Sponsor), el cliente del proyecto y la fecha en que se preparó el acta.
- Razón de cierre: Especifica las razones del cierre del proyecto o fase, que puede ser, cierre porque se entregaron todos los componentes del producto, cierre con algunos componentes entregados y otros cancelados, o cancelación de todos los entregables.
- Aceptación de los productos o entregables: Se completa un cuadro con referencia a los entregables, pudiendo ser estos los componentes del producto o documentación del proyecto.
- Aprobaciones: En esta sección los patrocinadores del proyecto firman en señal de aprobación. Con esta firma se autoriza el cierre del proyecto o fase.
