Este artículo es un extracto de la Guía de fundamentos para la dirección de proyectos sexta edición (PMBOK 6). Puedes conseguir el PMBOK 6 en Amazon.
Las lecciones aprendidas según el PMBOK son muy importante para la gestión de proyectos en una organización, pues es a través de estás que se documentan las causas de los errores y aciertos, conocimiento que luego puede aprovecharse en futuras iniciativas.
A partir de la guía de fundamentos de dirección de proyectos PMBOK sexta edición, se han realizado algunos cambios en la forma de manejar las lecciones aprendidas en un proyecto.
La novedad con la guía PMBOK 6 es que ha quedado establecido cual es la información que se documenta en el registro de lecciones aprendidas, además, se indica como las lecciones aprendidas se pueden registrar en cualquier momento, no solamente al final del proyecto.
Te presentamos a continuación los cambios en las lecciones aprendidas según el PMBOK 6.
El registro de lecciones aprendidas
A pesar de que las lecciones aprendidas han sido siempre un componente importante de la metodología para la gestión de proyectos PMI, en ediciones previas del PMBOK no se había definido cuál es el formato para registrar lecciones aprendidas y que debe contener.
Esto cambia con la guía del PMBOK 6, donde queda establecido que el registro de lecciones aprendidas debe contener la siguiente información:
- Categoría de la situación presentada (La categorización es decisión de la organización).
- Descripción de la situación.
- Impacto de la situación en el proyecto y organización.
- Recomendaciones y acciones propuestas (Estas son las lecciones aprendidas aprovechables en el proyecto actual y futuros).
El PMBOK 6 en la sección 4.4.3.1 también establece que situaciones se consideran lecciones aprendidas, específicamente retos, problemas, riesgos u oportunidades que se presenten durante el proyecto.
Como se utiliza el registro de lecciones aprendidas de un proyecto
Al comienzo del proyecto se obtienen de los activos de proceso organizacional las lecciones aprendidas de proyectos anteriores para crear un registro inicial. El PMI define un proceso de gestión para esto, denominado Gestión de conocimientos del proyecto a partir del PMBOK 6.
Seguidamente el registro de lecciones aprendidas:
- Se utiliza como insumo en gran parte de procesos de la gestión de proyectos.
- A medida que se ejecuta el proyecto se le agregan nuevas entradas o se modifican las existentes, al ir identificando nuevas lecciones aprendidas. Esto ocurre repetidas veces a lo largo del ciclo de vida del proyecto.
- La identificación y registro de estas lecciones aprendidas es realizado por las mismas personas que están ejecutando el trabajo de proyecto.
- Las lecciones aprendidas no tienen por qué limitarse a escritos, también se pueden usar imágenes, fotos, audios, videos y otros medios.
Al finalizar el proyecto o fase, el registro de lecciones aprendidas es transferido a un repositorio central de lecciones aprendidas dispuesto por la organización, a donde también llegan todas las actualizaciones (nuevas lecciones aprendidas) de otros proyectos.
Para que se utilizan las lecciones aprendidas en los proyectos
Las lecciones aprendidas son un insumo para gran parte de los procesos de gestión de proyecto definidos en la metodología PMI, logrando de esta forma una mejor toma de decisiones basada en el aprendizaje de situaciones favorables o adversas enfrentada por la organización.
Los siguientes son algunos ejemplos de cómo se utilizan las lecciones aprendidas.
- Dirección y ejecución de proyectos (Proceso 4.3 de la guía PMBOK), para definir lineamientos para el equipo de trabajo buscando evitar repetir errores y mejorar el desempeño.
- Obtener los requerimientos (Proceso 5.2 del PMBOK): Las lecciones aprendidas proporcionan información valiosa sobre técnicas de levantamiento de requerimientos que fueron efectivas (o no) en el pasado.
- Estimar la duración de actividades (Proceso 6.4 de la guía PMBOK): Se pueden aplicar lecciones aprendidas pasadas para mejorar la exactitud y precisión de los estimados.
- Ejecutar las procuras (Proceso 12.2 del PMBOK): Para mejorar la eficiencia de la gestión de procuras con proveedores, las lecciones que se aprendan en etapas tempranas del proyecto pueden aplicarse en fases posteriores.
Esta lista contiene solamente 4 ejemplos de procesos de gestión que se valen de las lecciones de proyectos. La guía del PMBOK define otros, pues prácticamente la gran mayoría las utiliza, por lo que es un aspecto fundamental definido en la metodología del PMI.
Para mayor información sobre que son las lecciones aprendidas y como se registran te recomendamos el siguiente artículo:
Las lecciones aprendidas se registran continuamente durante el proyecto
Uno de los principales cambios a partir de la guía del PMBOK 6ta edición, es que se promueve que la actualización de las lecciones aprendidas sea frecuente, no solo al final de un proyecto o fase.
La intención es que puedan realizar actualizaciones en cualquier momento durante el ciclo de vida, pero en especial al finalizar las fases del proyecto.
Procesos de gestión de proyectos que registran lecciones aprendidas
Siguiendo la metodología PMI, las nuevas lecciones aprendidas o modificaciones a las existentes son registradas al ejecutar los procesos de gestión. A continuación presentamos a forma de ejemplo cuatro procesos que producen lecciones aprendidas:
- Dirigir y gestionar el trabajo de proyecto (Proceso 4.3 definido por el PMBOK): Cualquier lección aprendida que pueda mejorar el desempeño del proyecto actual y otros en el futuro, queda registrada tan pronto es identificada.
- Monitorear y controlar el trabajo de proyecto (Proceso 4.5 definido por el PMBOK): Pueden incorporarse al registro de lecciones aprendidas las prácticas para dar respuesta a desviaciones y acciones correctivas que fueron efectivas.
- Controlar el cronograma (Proceso 6.4 del PMBOK): Se incorporal al registro las lecciones aprendidas sobre técnicas que fueron efectivas o no para controlar el cronograma, cuáles fueron las causas de las desviaciones y cuáles acciones correctivas fueron efectivas.
- Desarrollar el equipo (Proceso 9.4 de la guía PMBOK): Se registra información sobre cuáles adversidades se encontraron y como podrían evitarse en el futuro, en lo referente al desarrollo del equipo de proyecto.
