Un Caso de Negocio en el marco de la Gerencia de Proyectos, se elabora para documentar el razonamiento para iniciar un nuevo proyecto o iniciativa.
Ayuda a determinar si un proyecto justifica la inversión de la organización. Para ello, el caso de negocio define el problema a resolver, el impacto del proyecto en los procesos y resultados de la organización, realiza el análisis costo beneficio, y análisis de las alternativas. Adicionalmente, el caso de negocio establece la relación entre los objetivos estratégicos de la organización y el proyecto.
Desde el punto de vista de la Gerencia de Proyectos definida en el PMBOK 6, el caso de negocio es un documento externo, elaborado previamente, y que se recibe como entrada de la elaboración del Acta de Constitución (Project Charter). El muchos casos, el patrocinador y el Gerente del futuro proyecto pueden colaborar en su elaboración.
Importancia del caso de negocio
La metodología de gestión de proyectos Prince2® le otorga al caso de negocio un rol fundamental, pues según este método todas las decisiones del proyecto deben estar alineadas con la justificación comercial del mismo, la cual viene dada por el caso de negocio. Si un proyecto no tiene justificación comercial no tiene sentido acometerlo.
Descripción de la plantilla
Para elaborar un caso de negocio, deben recopilarse y documentar el siguiente contenido:
- Resumen ejecutivo: Esta sección debe describir brevemente (en forma de sumario o resumen):
- El problema del negocio que el proyecto solucionará.
- Como el proyecto beneficiará al negocio, expresado en términos que se puedan medir (métricas, indicadores de éxito).
- En que consiste el proyecto (como se resolverá el problema de negocio).
- Justificación de porque el proyecto es la mejor opción para resolver el problema y por que fue seleccionado en lugar de otras alternativas.
- Descripción del problema: En esta sección se proporciona una descripción detallada de:
- El problema de negocio que se espera atender y para lo cual fue creado el proyecto. Puede ser un problema de Tecnología, Procesos, estructura organizativa e inclusive de las habilidades o perfiles del personal.
- Describir en detalle como el proyecto impactará o modificará la estructura de la organización, sus procesos, herramientas y / o Software.
- Visión general del proyecto:
- Descripción: Información de en que consiste el proyecto, como será ejecutado y su propósito.
- Objetivos e indicadores de éxito: En esta sección se describen los objetivos de negocio que el proyecto contribuirá a lograr. Asimismo, deben incluirse las métricas cuantificables a usar para declarar que el objetivo ha sido cumplido, así como los valores definidos para dichas métricas.
- Premisas: Lista preliminar de las premisas involucradas en el proyecto (supuestos que se asumen reales para poder lograr los objetivos).
- Restricciones: Lista preliminar de las limitaciones de tiempo, presupuesto o de recursos involucrados en el proyecto.
- Alineación con los objetivos estratégicos de la organización: Todo proyecto de una organización debe estar relacionado con la planificación estratégica de esta. En esta sección se hace referencia al plan estratégico de la organización (previamente elaborado), los objetivos estratégicos expresados en esta y como el proyecto contribuye al logro de estos objetivos.
- Análisis costo beneficio: Esta es la sección más importante del caso de negocio, pues los ahorros (beneficios) y costos del proyecto son el elemento más tomado en cuenta al tomar la decisión sobre si se procede con el proyecto o no. Es importante cuantificar los beneficios y costos del proyecto en el caso de negocio.
Para elaborar el caso de negocio necesitaras estimar los costos del proyecto, en el siguiente enlace te compartimos ejemplos de estimación de costos en proyectos de software:
> Ejemplos de estimación de costos de un proyecto de software
- Análisis de alternativas: El caso de negocio es el resultado de seleccionar un proyecto o alternativa. En esta sección se describen otras alternativas que existían (inclusive mantener el estatus quo actual) y porque no se seleccionaron.
- Aprobaciones: Sección para registrar los aprobadores del caso de negocio (quienes aprobarán si el caso de negocio será considerado para iniciar un proyecto).
