Una de las principales tareas de un Líder de proyecto es presentar regularmente información sobre el avance a distintas áreas de la organización, entre ellas el comité de dirección, la alta gerencia e inclusive al equipo de trabajo. Para ello, el Líder de proyecto debe preparar el Reporte de avance de proyecto.
Preparar el reporte de avance de proyecto implica recopilar los datos reales de ejecución en cronograma, costo, alcance, calidad y otras variables, para compararlos con la línea base (La Planificación del proyecto), presentar información de avance y proyecciones.
Asimismo, el Reporte de avance de proyecto debe incluir el estado de compromisos adquiridos por los interesados, logros del período, causas de desviación, incidentes, riesgos, acciones correctivas, logros planificados para el próximo período y compromisos para el próximo período.
¿Quien prepara del reporte de avance de proyecto?
El Director de proyectos puede designar al personal que se encargará de recopilar la información necesaria para preparar los reportes de avance. Inclusive, para proyectos pequeños el mismo podría ser el responsable de la tarea.
Para proyectos más grandes, puede inclusive existir un equipo de Gestión de proyectos, un staff dedicado a apoyar al director en las funciones de Project Management, como por ejemplo podría ser la preparación de estos reportes.
Plantilla de reporte de avance de proyecto
La plantilla incluye las siguientes secciones:
- Estado de compromisos del período anterior: Se presentan los compromisos asumidos por el equipo e interesados, indicando cual era el compromiso, quien era el responsable, el estatus y la fecha. La intención es comenzar la reunión haciendo seguimiento los correctivos o resolución de pendientes sobre los que se comprometieron acciones.
- Indicadores y Proyecciones: Aquí se presentan las mediciones de avance del proyecto, según las métricas que se hayan acordado. Algunos ejemplos de métricas son los que establece el PMI, por ejemplo: Valor ganado, Valor planificado, Costo real, presupuesto hasta la conclusión, Variación de Costo, Variación de cronograma, variación a la conclusión, Índice de desempeño de costo, índice de desempeño de cronograma, Estimación a la conclusión, Estimación hasta la conclusión y Índice de desempeño del trabajo por completar.
- Causas de desviación y acciones correctivas: Aquí se detallan las actividades o grupos funcionales que presentan desviación en tiempo, costo, alcance, calidad u otra variable de proyecto. Se detallan también las causas raíz de la desviación y las acciones correctivas planificadas.
- Logros del período: Corresponde con las actividades o hitos que fueron cerrados durante el período.
- Estado actual de incidentes: Se listan los incidentes (o defectos) más relevantes y que deben ser comunicados a niveles superiores para tomar acciones. Estos incidentes pueden ser problemas que estén ocasionando una desviación o que aún no. Si corresponde con un riesgo previamente identificado, entonces el incidente es el riesgo que ya sucedió.
- Estado actual de riesgos: Los riesgos más relevantes de la bitácora de riesgos, se describen sus causas raíz, variables de proyecto impactadas y medida del impacto. Además, se establece la acción establecida de respuesta (mitigación o aceptación) y cuáles son estas acciones.
- Estado actual de solicitudes de cambios: Los cambios más significativos solicitados en el proyecto y su estado, especificando si requieren aprobación. Se especifica el impacto del cambio del cronograma, costo, validad, alcance y otras variables.
- Logros planificados para el próximo período: Actividades o hitos que se planifican completar al 100% y cerrar para el próximo período.
- Compromisos para el próximo período: Se listan los compromisos específicos de los presentes, por ejemplo buscar informaciones, enviar insumos, entre otros. Se establecen fechas, compromisos y responsables con la intención de hacerles seguimiento al inicio de la próxima reunión.
- Decisiones pendients: Aquí se listan las decisiones pendientes en el proyecto, el responsable de tomar cada decisión y el impacto que podría tener sobre el proyecto el postergarla.
