El Gerente de Proyecto es responsables de la exactitud de sus estimaciones del Presupuesto de un proyecto, será el primero en ser señalado si estas estimaciones resultan estar por encima o por debajo de los costos reales finalmente incurridos.
Elaborar el Presupuesto de un proyecto con alto grado de exactitud, puede ser una tarea muy retadora, especialmente para quienes se están iniciando en esa profesión, es por esto que contar con una Plantilla puede ser gran ayuda, y representar la diferencia entre un proyecto finalizado dentro de presupuesto, frente a uno que omita actividades clave y que incurra en sobrecoste.
Descripción de la plantilla de presupuesto de un proyecto
La Plantilla de Presupuesto de un Proyecto, consiste en un libro de Microsoft Excel con las siguientes hojas: hoja de Datos, Presupuesto Detallado y Presupuesto por Recursos.
Es importante mencionar que el presupuesto del proyecto se utiliza para elaborar la línea base de costo, la cual a su vez se integra dentro del Plan de dirección del proyecto.
A continuación la descripción de cada uno de los componentes del presupuesto.
Hoja: Datos
Se usa para registrar los datos maestros para el cálculo del Presupuesto a partir de los recursos.
- Elemento: Aquí se especifica el nombre del Recurso, por ejemplo Analista de Sistemas 1, Electricista 1, Gerente de Proyectos, etc.
- Tipo de Recurso: Indica si es un Recurso de tipo Labor, cuando es una persona, Consultor, para servicios especializados contratados a terceros, Materiales (por ej. Componentes Electronicos, Piezas, entre otros.), Licencias de Propiedad Intelectual, Gastos por viajes, Gastos indirectos, o cualquier otro que sea necesario especificar.
- Tipo de Unidades: El tipo de unidad para medir la utilización del recurso, para el caso de personas, pueden ser las horas o jornadas, para materiales, la cantidad de piezas, volumenes o peso. Pueden utilizarse otras según sea el caso.
- Tasa: La tasa en moneda a aplicar por la utilización del recurso, por ejemplo para personas esto será el costo por hora o jornada, para consultores la tarifa, para materiales el costo unitario, y así sucesivamente según el tipo de recurso.
Hoja: Presupuesto detallado
Aquí se presentan los costos por recurso para cada actividad del Proyecto. Luego estos se sumarizan por actividades de mayor nivel.
- Código: Código de Paquete de Trabajo, Tarea de Proyecto o Subtarea, según el método de desglose y codificación de las tareas seleccionado.
- Tarea: Nombre de la tarea para la cual se está especificando el Presupuesto. Aquí se puede presentar el desglose en tres niveles y la plantilla está prefabricada para permitir la totalización.
- Elemento: Aquí se especifica el nombre del Recurso, por ejemplo Analista de Sistemas 1, Electricista 1, Gerente de Proyectos, etc. Es importante que todo Recurso asignado en esta hoja, corresponda con uno registrado en la hoja de «Datos», para que así el libro Excel pueda determinar la tasa automáticamente.
- Tipo de Recurso: Indica si es un Recurso de tipo Labor, Materiales, Licencias, Gastos por viajes, Gastos indirectos, o cualquier otro. Su valor lo obtiene el libro Excel automáticamente, buscando en la Hoja «Datos» la Tasa que corresponde al Elemento especificado.
- Tipo de Unidades: El tipo de unidad para medir la utilización del recurso, su valor lo obtiene el libro Excel automáticamente, buscando en la Hoja «Datos» la Tasa que corresponde al Elemento especificado.
- Unidades: Aquí se registra el número de unidades del Recurso que consumirá la actividad, debe ser especificado según la estimación realizada (según método de estimación seleccionado).
- Tasa: La tasa en moneda a aplicar por la utilización del recurso, su valor lo obtiene el libro Excel automáticamente, buscando en la Hoja «Datos» la Tasa que corresponde al Elemento especificado.
- Presupuesto: Multiplicando la tasa en moneda por el uso del recurso, por las unidades, se obtiene el costo total para la actividad por el uso de dicho recurso.
Una vez comienza la ejecución del proyecto, se pueden utilizar los Indicadores de gestión de valor ganado calculados para cada actividad, para comparar el costo real de las actividades en relación con el presupuesto.
Hoja: Presupuesto por Recursos
En esta hoja, se totaliza el presupuesto asociado a cada Recurso. Para ello, se sumariza el presupuesto de cada recurso en cada actividad.
- Categoría: Se usa esta columna para categorízar los Recursos, como por ejemplo «Costos Directos» y «Costos Indirectos».
- Recurso: Aquí se especifica el nombre del Recurso, por ejemplo Analista de Sistemas 1, Electricista 1, Gerente de Proyectos, etc. Es importante que todo Recurso asignado en esta hoja, corresponda con uno registrado en la hoja de «Datos», para que así el libro Excel pueda determinar la tasa automáticamente.
- Tipo de Unidades: El tipo de unidad para medir la utilización del recurso, su valor lo obtiene el libro Excel automáticamente, buscando en la Hoja «Datos» la Tasa que corresponde al Elemento especificado.
- Tasa: La tasa en moneda a aplicar por la utilización del recurso, su valor lo obtiene el libro Excel automáticamente, buscando en la Hoja «Datos» la Tasa que corresponde al Elemento especificado.
- Presupuesto: En esta columna se sumariza el Presupuesto del Recurso en cada actividad de la hoja de Presupuesto Detallado, presentando de esta forma un subtotal por Recurso.
