Plantilla de solicitud de cambios en proyectos

Joan Manuel Gregorio Pérez 4 abril, 2021

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Siguiendo la metodología de gerencia de proyectos del PMI, una solicitud de cambios contiene una propuesta formal de modificaciones a la línea base o documento de proyecto, que se presenta para aprobación al comité de cambios de proyecto u otra entidad designada en el plan de dirección de proyectos.

Estas solicitudes pueden abarcar todo tipo de cambios en el proyecto, como modificaciones de alcance, replanificaciones en el cronograma, incrementos de presupuesto, cambios en niveles de calidad, procedimientos de trabajo, acciones correctivas, preventivas asignaciones de recursos entre otros.

Aquí te presentamos una plantilla para la solicitud de cambios en proyectos. Incluye las secciones para especificar la categoría de cambio realizado, descripción del cambio, justificación e impacto sobre variables de línea base o procedimientos de dirección de proyectos. También tiene un espacio para indicar si está aprobada o rechazada, con la justificación correspondiente.

Un instrumento de la metodología de gerencia de proyectos que se utiliza para la definición y control del alcance es la estructura desagregada de trabajo (EDT), aquí te dejamos una plantilla.

El Gerente de proyecto y los cambios en proyectos

El Gerente de proyecto debe garantizar que el proceso de gestión de cambios se lleve de forma apropiada, que no se realicen cambios indiscriminados, no autorizados y que tengan un control. Sigue el siguiente enlace y te contamos cuales son las funciones de un Director de proyectos.

Descripción de la plantilla de solicitud de cambios en proyectos

La solicitud de cambios más conocida es la de cambios de alcance, sin embargo, cualquier otro cambio que no afecte alcance también debe tramitarse con una solicitud de cambios, por ejemplo modificaciones a los documentos, procedimientos de trabajo, pruebas de calidad a realizar, incremento de presupuesto, replanificaciones, entre otros.

Esta plantilla está alineada con la guía de dirección de proyectos del PMI (PMBOK), a continuación te describimos cada una de las secciones:

Datos de la solicitud de cambio: Nombre del proyecto, fecha en que se inicia la solicitud de cambio, solicitante de cambio y número de control para la solicitud.
Categoría del cambio: Tipo de cambio que se está realizando al proyecto, siguiendo la metodología de gerencia de proyectos y sus áreas de conocimiento, puede tratarse de un cambio de alcance, cronograma, costos (presupuesto), calidad, o inclusive cambios en los recursos (materiales y humanos) o la documentación.
Causa del cambio: El cambio se puede estar como resultado de solicitudes del cliente o interesados, pero también como resultado de reparaciones de defectos, acciones preventivas o acciones correctivas identificadas por el equipo de proyecto o también los interesados. Aquí se marcan todas las que apliquen e inclusive tiene la opción de marcar “otros”.
Descripción de la propuesta de cambio: Aquí se describe en detalle en qué consiste el cambio que se está proponiendo para el proyecto. La descripción dependerá de la categoría, por ejemplo si es de alcance, se describe que modificación se está realizando, si es de calidad, que procedimiento se está modificando, si es de costos los fondos adicionales que se están asignando o fondos que se están sustrayendo y así sucesivamente.
Justificación de la propuesta de cambio: Se describen las razones que desencadenaron el cambio o que lo justifican, implicaciones de no hacer el cambio, problemas que se están tratando de evitar, y cualquier otra que se considere.
Impacto del cambio en línea base: Aquí se especifican las implicaciones para cada variable de línea base y elemento de la gestión de proyectos. Se indica como está siendo afectada la variable y las implicaciones que tiene. Es importante expresar los impactos en términos medibles.
Implicaciones de recursos: Se indican los recursos materiales y de capital humano necesarios para implementar el cambio. Si el cambio implica liberar recursos esto también se especifica en esta sección. Los cambios en recursos estarán íntimamente asociados a los costos indicados en la sección anterior.
Implicaciones para los interesados (Stakeholders): Se especifica si este es alto, moderado o bajo, se listan los interesados específicamente afectados y como está siendo afectado cada uno.
Implicaciones en la documentación de proyecto: Aquí se listan todos los documentos de proyectos afectados, por ejemplo definiciones de alcance, plan de dirección, plan de calidad, plan de recursos, matriz de responsabilidades, registro de riesgos entre otros. Para cada documento se indica el cambio realizado. Los cambios que se aplican como parte de acciones correctivas y preventivas suele afectar únicamente la documentación por lo cual deben describirse en esta sección.
Riesgos: Se listan los nuevos riesgos o modificaciones a riesgos existentes que implica el cambio. Esto se tomará como insumo para cambiar el registro de riesgos o el plan de gestión de riesgos (que también son documentos de proyectos).
Comentarios: Indica cualquier otro comentario o información adicional que considere quien esté elaborando la solicitud.
Aprobación o rechazo: Este espacio esta para marcar la disposición final del aprobador o comité de cambios, puede ser aprobado, rechazado o diferido.
Justificación de aprobación o rechazo: Indica las razones o la justificación por la cual el cambio fue aprobado, rechazado o diferido.
Firmas del comité de cambios: Aquí se listan los integrantes del comité de cambios, indicando su nombre, rol y firma en señal de conformidad con la disposición adoptada.